5 ERRORES COMETIDOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS ERP

Dejando por un lado el tecnicismo propio del área de IT, les comparto mi experiencia en la implementación de sistemas. Inició este artículo con una breve definición de sistema ERP.

¿Qué es un ERP?

Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

El propósito de un software ERP es apoyar a los clientes de la empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y minimizar los costes.

Fuente: http://www.aner.com/que-es-un-erp.html

Caso 1 Implementación de sistema integrado en empresa de Construcción

Hace 17 años tuve mi primer trabajo y la empresa para la que trabajé utilizaba un sistema informático in house, es decir, hecho a la medida de la empresa. Dicho sistema solo enlazaba las áreas de contabilidad y facturación, todo lo demás como decimos en buen chapin se trabajaba “a piecito” (archivos excel).

Para ser congruentes con el crecimiento de la empresa, la Gerencia decidió implementar un sistema integrado (Oracle), y para ello se contrató a una empresa Tica (Costa Rica). El cambio fue todo un proceso, ya que como es de esperarse en este tipo de situaciones, siempre existe resistencia al cambio. Si tuviera que mencionar una ventaja y una desventaja de dicha implementación diría lo siguiente:

1. La ventaja, contratar expertos externos a la empresa y con amplio conocimiento del sistema, de tal manera, que la implementación se realizó con el propósito de sacar el máximo de provecho al sistema. Las operaciones cambiaron y se adaptaron a la nueva herramienta informática.
2. Desventaja, al ser una empresa externa, los costos de implementación fueron muy altos.

Caso 2 Implementación de sistema ERP en empresa de Producción

En la empresa a la que hago referencia, se cambió el sistema informático utilizado por mucho año, y se emigró a uno con mayor presencia en el mercado.

En este caso, la empresa decidió realizar la implementación con personal interno (sección de IT). Una de las características de esta empresa es que la mayoría de colaboradores es bastante antiguo o estable, y de cierta manera se han acostumbrado a realizar las actividades de la misma manera (operativamente).

Luego de contarles mis dos experiencias, les comparto los errores que he observado en la implementación de nuevos sistemas:

5 errores cometidos en la implementación de nuevos sistemas

1. Adecuar el funcionamiento del sistema a las operaciones de la empresa. Este error se da cuando los usuarios deciden como debe operar el sistema y que reportes generar. Aunque pareciera mentira, he visto, como sistemas tan completos son utilizados para hacer lo mismo que hacia el anterior. Aunque parezca duro, uno de los beneficios de adquirir un sistema es que se optimizan recursos (tiempo y personal), en este sentido, si antes eran necesarias X cantidad de personas para operar información, con el nuevo sistema podrían ser menos.

Ejemplo patético: El sistema permite contabilizar los movimientos de bodega (entradas-salidas), pero a petición de Contabilidad, los movimientos no deben contabilizarse automáticamente, sino que deben ser revisados por los auxiliares de dicha sección para validar que las cuentas contables sean las correctas, posterior a eso, se selecciona la opción mayorizar para que ahora sí, el movimiento se contabilice. ¿Cuánto le cuesta esto a la empresa? Nada más que 2 auxililares de contabilidad que pasan todos los días revisando las operaciones de bodega.

2. No mejorar los procesos. Con el sistema anterior, para solicitar un anticipo, se debía registrar la solicitud en el sistema, luego imprimirla para autorización del jefe de área, luego ir al área de Tesorería para entregar el documento impreso y firmado. El nuevo sistema permite automatizar la autorización del anticipo y el envío de la solicitud al área de Tesorería, pero que pasa?  el proceso sigue siendo el mismo, en consecuencia, todo se hace igual, y con ello el efecto entre un sistema y otro es neutro (sub utilización del nuevo sistema).
3. No elaborar el retorno de inversión. El análisis de retorno de inversión debiera ser de las primeras herramientas a utilizar para conocer los beneficios que se obtendrán con el nuevo sistema y los costos (gastos) que dicha implementación ocasionará. Al no tenerlo, cualquier resultado es incierto.
4. No capacitar al personal. La frase "metase al sistema" es peligrosa si no hay una verdadera capacitación para los usuarios. Es como decirle a una persona que ha cambiado su vehículo automático a mecánico, y sin ninguna instrucción se le dan las llaves y se le pide que lo maneje. Si el personal es capacitado entonces sí podrá explorar, aprender y hacer sugerencias del nuevo sistema.
5. No monitorear el uso del sistema. Si no hay monitoreo no hay ajustes - correcciones al funcionamiento del sistema, si no hay monitoreo no hay seguridad de que el sistema se esté utilizando adecuadamente. El año pasado tuve una reunión con personal de una empresa que tiene operaciones a nivel C.A., y me indicaron que, estaban buscando un Gerente de Auditoría que se hiciera cargo de verificar juntamente con informática, que todos los usuarios utilizaran el sistema recién implementado (SAP), ya que los dueños querían sacarle el mayor provecho a la inversión en dicho sistema. Nadie mejor que los dueños para saber que si hay inversión debe haber rentabilidad.