Dejando por un lado el tecnicismo propio del área de
IT, les comparto mi experiencia en la implementación de sistemas. Inició este
artículo con una breve definición de sistema ERP.
¿Qué es un ERP?
Una definición sencilla de qué es un ERP (Enterprise
Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de
sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de
una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la
logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.
El propósito de un software ERP es apoyar a los
clientes de la empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así
como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y
minimizar los costes.
Fuente: http://www.aner.com/que-es-un-erp.html
Caso 1 Implementación de sistema
integrado en empresa de Construcción
Hace 17 años tuve mi primer trabajo y la empresa para
la que trabajé utilizaba un sistema informático in house, es decir, hecho a la
medida de la empresa. Dicho sistema solo enlazaba las áreas de contabilidad y
facturación, todo lo demás como decimos en buen chapin se trabajaba “a piecito”
(archivos excel).
Para ser congruentes con el crecimiento de la empresa,
la Gerencia decidió implementar un sistema integrado (Oracle), y para ello se
contrató a una empresa Tica (Costa Rica). El cambio fue todo un proceso, ya que
como es de esperarse en este tipo de situaciones, siempre existe resistencia al
cambio. Si tuviera que mencionar una ventaja y una desventaja de dicha implementación
diría lo siguiente:
- La ventaja, contratar expertos externos a la
empresa y con amplio conocimiento del sistema, de tal manera, que la
implementación se realizó con el propósito de sacar el máximo de provecho
al sistema. Las operaciones cambiaron y se adaptaron a la nueva
herramienta informática.
- Desventaja, al ser una empresa externa, los
costos de implementación fueron muy altos.
Caso 2 Implementación de sistema
ERP en empresa de Producción
En la empresa a la que hago referencia, se cambió el
sistema informático utilizado por mucho año, y se emigró a uno con mayor
presencia en el mercado.
En este caso, la empresa decidió realizar la
implementación con personal interno (sección de IT). Una de las características
de esta empresa es que la mayoría de colaboradores es bastante antiguo o estable,
y de cierta manera se han acostumbrado a realizar las actividades de la misma
manera (operativamente).
Luego de contarles mis dos experiencias, les comparto
los errores que he observado en la implementación de nuevos sistemas:
5 errores cometidos en la
implementación de nuevos sistemas
- Adecuar el funcionamiento del sistema a las operaciones de la
empresa. Este error
se da cuando los usuarios deciden como debe operar el sistema y que
reportes generar. Aunque pareciera mentira, he visto, como sistemas tan
completos son utilizados para hacer lo mismo que hacia el anterior. Aunque
parezca duro, uno de los beneficios de adquirir un sistema es que se
optimizan recursos (tiempo y personal), en este sentido, si antes eran
necesarias X cantidad de personas para operar información, con el nuevo
sistema podrían ser menos.
Ejemplo patético: El sistema permite contabilizar los movimientos de
bodega (entradas-salidas), pero a petición de Contabilidad, los movimientos no
deben contabilizarse automáticamente, sino que deben ser revisados por los
auxiliares de dicha sección para validar que las cuentas contables sean las
correctas, posterior a eso, se selecciona la opción mayorizar para que ahora sí,
el movimiento se contabilice. ¿Cuánto le cuesta esto a la empresa? Nada más que
2 auxililares de contabilidad que pasan todos los días revisando las operaciones
de bodega.
- No mejorar los procesos. Con el sistema anterior, para solicitar un
anticipo, se debía registrar la solicitud en el sistema, luego imprimirla
para autorización del jefe de área, luego ir al área de Tesorería para
entregar el documento impreso y firmado. El nuevo sistema permite
automatizar la autorización del anticipo y el envío de la solicitud al
área de Tesorería, pero que pasa? el proceso sigue siendo el mismo, en
consecuencia, todo se hace igual, y con ello el efecto entre un sistema y
otro es neutro (sub utilización del nuevo sistema).
- No elaborar el retorno de inversión. El análisis de retorno de inversión debiera ser
de las primeras herramientas a utilizar para conocer los beneficios que se
obtendrán con el nuevo sistema y los costos (gastos) que dicha
implementación ocasionará. Al no tenerlo, cualquier resultado es incierto.
- No capacitar al personal. La frase "metase al sistema" es peligrosa si no hay una verdadera
capacitación para los usuarios. Es como decirle a una persona que ha
cambiado su vehículo automático a mecánico, y sin ninguna instrucción se
le dan las llaves y se le pide que lo maneje. Si el personal es capacitado
entonces sí podrá explorar, aprender y hacer sugerencias del nuevo
sistema.
- No monitorear el uso del sistema. Si no hay monitoreo no hay ajustes -
correcciones al funcionamiento del sistema, si no hay monitoreo no hay
seguridad de que el sistema se esté utilizando adecuadamente. El año
pasado tuve una reunión con personal de una empresa que tiene operaciones
a nivel C.A., y me indicaron que, estaban buscando un Gerente de Auditoría
que se hiciera cargo de verificar juntamente con informática, que todos
los usuarios utilizaran el sistema recién implementado (SAP), ya que los
dueños querían sacarle el mayor provecho a la inversión en dicho sistema.
Nadie mejor que los dueños para saber que si hay inversión debe haber
rentabilidad.
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