Algunos de nosotros hemos escuchado (más
veces de las que quisiéramos), la frase “recorte de personal por
reestructuración”, y hay que reconocerlo varias empresas que atraviesan por una
situación financiera difícil, toman la decisión de reducir el costo laboral,
que de hecho es uno de los rubros más cuantiosos de la operación,
principalmente si la empresa cuenta con Plantas de producción.
Quizá sea común que en esas reuniones gerenciales, el
tema recurrente sea la reducción de personal, y para ello algunas empresas
recurren a firmas especializadas en reingeniería y otras lo trabajen de forma interna.
Cualquiera que sea el caso, se deben tomar en cuenta los siguientes factores:
- La reducción del número de empleados no es suficiente.
Si solamente se reduce la cantidad de empleados, se
corre el riesgo de que el personal que se quede trabajando no pueda cumplir con
las tareas que demande dicha sección. Previo a tomar cualquier decisión, es
importante conocer si la empresa tiene capital suficiente para indemnizar al
personal más antiguo, en cuánto tiempo será posible realizar nuevas contrataciones,
entre otras.
- Los procesos también deben cambiar.
Si los procesos no cambian, el personal que se quede
trabajando debe estar capacitado para cumplir con las tareas propias de su
puesto más las tareas que estaban a cargo del personal retirado de la empresa. Es
conveniente, evaluar y ajustar los procesos y asignar tareas de acuerdo a la
capacidad y al número de colaboradores que permanecerán.
Todos los procesos pueden mejorarse, pero generalmente
las personas que los ejecutan, se acostumbran tanto a la manera en que se hacen
que es lógico que pongan resistencia a cualquier cambio, pero vale la pena
intentarlo. En este sentido, la metodología LEAN será muy útil (se profundizará
más al respecto en los siguientes artículos).
- La evaluación periódica es necesaria.
Debe existir un programa de monitoreo establecido,
para evitar que en un lapso que no sea el adecuado, se empiece a llenar
nuevamente la casa, es decir, contrataciones de personal. He visto que algunas
áreas tienen personal de más (con baja carga de trabajo) y aún así, luego de la
reestructuración, comienzan a contratar de nuevo, cuando lo correcto debería
ser evaluar justamente eso, la carga de trabajo.
En mi opinión, para reducir costos se debe iniciar
evaluando las operaciones, los indicadores de desempeño, la carga de trabajo de
las diferentes secciones o departamentos; para posteriormente corregirlos y
mejorarlos.
A continuación, comparto algunas ideas que permitirán reducir
costos de manera estratégica:
- Logística
En el proceso de compras por
importación, existen varios factores que pueden incidir en gastos innecesarios
y/o más caros, por ejemplo, los incoterms utilizados, la naviera utilizada, el
pago de aranceles, multas, moras, entre otros. Es importante evaluar el proceso
completo y corregir las incidencias recurrentes que generan gasto.
Por otro lado, se debe evaluar el
servicio de distribución ya sea interno o externo, siempre hay ahorros ocultos
que pueden identificarse. Otro tema son las devoluciones del producto, ocasionado
por errores en bodega, despacho, transporte o por los ejecutivos de ventas.
- Finanzas
Los presupuestos permiten determinar
variaciones entre los resultados esperados y los resultados reales, cada área
debe trabajar con base en el presupuesto, pero es importante que se busque
optimizar recursos y no solo porque el presupuesto permita gastar US$ 100K en
el convivio de fin de año hay que gastarse dicho monto, optimizar es la clave.
Estar al día con el pago de impuestos
es esencial para evitar ajustes posteriores por parte de la entidad
fiscalizadora, una buena estrategia fiscal ayudará a optimizar los recursos
destinados al pago de impuestos.
- Producción
No hay que caer en el error de pensar
a corto plazo, ni solamente en términos financieros. Cierta empresa cambio de
proveedores y bajo la calidad de las materias primas por ahorrarse costos, sin
embargo, a los pocos meses los reclamos de los clientes y las devoluciones del
producto, generaron costos muy altos. Se deben evaluar los costos, y también
los procesos productivos, por ejemplo: una empresa redujo el tamaño de uno de
sus productos de tal manera que no perjudico la imagen ni la percepción del
cliente, y en su lugar ahorro miles de dólares anuales.
- Ventas
Recientemente vi la película “El
Fundador”, que trata sobre la historia de los restaurantes Mac Donalds, y en
sus inicios los propietarios del primer restaurante se dieron cuenta que lo único
que les generaba ganancia de todos los productos que ofrecían eran las
hamburguesas y las papas fritas, en ese sentido dejaron de ofrecer productos No
rentables.
El ejecutivo de General Electric
Company, Jack Welch, al inicio de su carrera como director general, cerró todas
las empresas del grupo que no generaban utilidad, eso demuestra que en los
negocios, ser sentimental no conviene.
Algunas de las empresas que he
auditado, mantienen en stock y aun en producción, productos que generan pérdida
o márgenes de utilidad muy bajos.
Vale la pena evaluar la rentabilidad
de los productos, para ofrecerle a los clientes productos rentables para la
empresa.
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