Me llama la atención que muchas personas que hablan y
protestan en contra de la corrupción del gobierno, caen en la misma trampa, y
comenten actos de corrupción y fraude en las empresas en las que trabajan. La
verdad es que todos estamos expuestos a ser tentados, pero no obligados a
cometer tales actos.
La mayoría hemos visto o tenemos experiencia en ver
como las empresas tratan de implementar valores, entre estos: honradez, responsabilidad,
y una larga lista…
La teoría para desarrollar la estrategia empresarial,
indica que uno de los elementos a implementar además de la visión, misión,
factores críticos de éxito, objetivos, metas; también debe ser los valores. No
obstante, comunicar y divulgar los valores de la empresa a los colaboradores,
clientes, proveedores, entre otros; no ayuda en nada si lo que se busca es nada
más formar una imagen o apariencia.
Dejando por un lado los valores, me centraré en los
controles y como estos ayudan a prevenir, detectar y mitigar situaciones de
riesgo, relacionados a actos de corrupción y fraude.
Denificiones
Corrupción. La corrupción es la práctica que consiste en hacer
abuso de poder, de funciones o de medios para sacar un provecho económico o de
otra índole
Fraude. Engaño económico con la intención de conseguir un
beneficio, y con el cual alguien queda perjudicado.
Existen controles básicos y efectivos, que las
empresas deben conocer, entender e implementar. En esta oportunidad, mencionaré
solo dos (próximamente escribiré un artículo con mayor información al
respecto).
Políticas y procedimientos
Las políticas son los lineamientos de cómo actuar ante
situaciones específicas y acorde al deseo de Dueños, Accionistas, Gerencia General.
Por ejemplo: política para no recibir obsequios de proveedores u entes externos
de la empresa, política de cobro, política de selección de personal, otros.
Los procedimientos son los documentos que detallan los
pasos a seguir para realizar determinados procesos. Estos documentos, una vez
revisados y autorizados por el personal competente, constituyen la guía para
hacer las cosas.
Segregación de funciones
Este tipo de control consiste en separar las
actividades o funciones que realiza una persona, con el propósito de evitar que
una misma persona realice todas las actividades de un ciclo. Por ejemplo: el
contador no debería recibir y operar en el sistema las facturas de compra, emitir
cheques para pago a proveedores, entregar cheques de pago, realizar
conciliaciones bancarias. De lo contrario, tendría una puerta abierta para
cometer actos ilícitos sin que nadie se dé cuenta.
Una vez definido en que consiste la corrupción y el
fraude, y explicado brevemente dos controles básicos, a continuación, una lista
de situaciones reales que perjudican las operaciones, los resultados
financieros y la imagen de las empresas:
- El jefe de compras recibe comisión de parte de
proveedores para que estos sean seleccionados y puedan prestar sus
servicios o vender sus productos.
- El Gerente de Mantenimiento asigna todas las
reparaciones externas con un único proveedor, bajo la excusa de que no
existe nadie más que trabaje igual.
- La Gerente de RRHH solicita autorización de
aumento de sueldo para una de sus allegadas, el Gerente General no
autoriza, entonces la Gerente de RRHH toma la decisión unilateralmente y
con un simple correo informa al área de compensaciones que se proceda con
el aumento de la persona.
- Los encargados de IT utilizan los recursos de la
empresa para realizar trabajos particulares (reparación de computadoras,
instalación de programas).
- Colaboradores que abusan de su poder y se asignan
ellos mismos como proveedores de bienes o servicios para el área o sección
a la que pertenecen.
- Los encargados de proyectos inmobiliarios que
reciben comisión de contratistas.
- Gerentes Financieros que reciben comisión,
regalos, premios, para trabajar con determinada institución financiera
(banco, arrendadora, aseguradora).
- Vendedores – Cobradores que reciben efectivo de
los clientes y no lo liquidan de forma íntegra a la empresa.
- Gerentes, jefes, coordinadores o cualquier otro cargo
que maneje personal, que recluta personas allegadas sin que sean evaluadas
para el puesto.
- Gerente de Producción que asigna a personal de la
empresa (herrero, carpintero, electricista) para realizar trabajos
personales en su casa.
- Colaboradores con vehículo de la empresa
asignado, que también lo utilicen para actividades personales sin
reportarlo o que no estén autorizadas.
La lista continua, y como se mencionó anteriormente,
estos hechos impactan negativamente no solo por el monto económico que
representan sino por la naturaleza del mismo, porque si alguien es capaz de
alterar una factura de combustible por cobrar Q. 50 más, que no podrá hacer alguien
que tenga mayor acceso a los bienes de la empresa o mayor autoridad.
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