TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

La importancia de realizar toma física de inventarios, va más allá del cumplimiento fiscal. El objetivo de practicar los conteos físicos debería ser, proporcionar información útil y oportuna a la Administración de la empresa, es decir, a los responsables de los Inventarios.

Cabe mencionar que, si la empresa está inscrita en el régimen de ISR sobre las Utilidades de Actividades Lucrativas, tiene la obligación, de acuerdo al artículo 42 del Decreto 10-2012 Ley de Actualización Tributaria, de elaborar inventarios al 31 de diciembre de cada año, y de reportar a la  SAT las existencias en inventarios al 30 de junio y 31 de diciembre de cada año.

Por otro lado, si la empresa tiene auditoría externa, los auditores solicitaran su participación en los conteos de fin de año, para completar la revisión de aseveraciones de los estados financieros, específicamente del rubro Inventarios.

En este sentido, se presentan algunos requisitos para llevar a cabo los conteos, y las ventajas que se obtienen al realizarlos adecuadamente. 

 Requisitos

·         Personal asignado

Hace unos años, visite una empresa distribuidora de productos ubicadas en el exterior, esta empresa utilizaba una bodega para almacenar todo el producto que se distribuía en ese país, y para realizar los conteos físicos el Gerente involucraba a todos los vendedores.  Esta práctica, ocasionaba que los vendedores dejaran de atender a sus clientes, y aparte de eso, no se cuadraban las existencias.

En el caso de las firmas de auditoría, generalmente para fin de año, la cantidad de auditores es insuficiente para cubrir todos los inventarios de los clientes, y uno suele encontrarse con auditores que conocen poco o nada, el proceso productivo de las empresas a donde son enviados, y que llegan solo para hacer acto de presencia (No es en todos los casos).

Las personas asignadas para realizar conteos físicos, deben ser seleccionadas y capacitadas para que realicen una revisión minuciosa de las existencias, y para validar otros aspectos relacionados al inventario y a la bodega, los cuales se describen a continuación. Generalmente, los conteos son realizados por personal de contabilidad, costos, auditoría interna; quienes tienen o debería tener un conocimiento amplio del proceso productivo.

·         Criterios de evaluación

Además de verificar las existencias físicas, los responsables de realizar los conteos físicos deben evaluar los siguientes aspectos: antigüedad del inventario, obsolescencia, seguridad industrial de las instalaciones – bodega-, segregación de funciones del personal a cargo de Bodega, entre otros.

 

·         Frecuencia

Hay empresas que realizan conteos cíclicos cada semana, otras todos los meses, otras una vez al año. La frecuencia de los conteos se debe alinear a los objetivos definidos para gestionar los inventarios. Cabe mencionar que existen otros controles que la Administración debe implementar para mitigar los riesgos relacionados al Inventario, por ejemplo: segregación de funciones del encargado de bodega, restricción al acceso a la Bodega, autorización de requisiciones por personal competente (jefe, gerente), otros.

Los conteos cíclicos y selectivos, son una medida que permite evaluar el manejo del Inventario, y verificar el cumplimiento de controles.

·         Programa de trabajo

Los programas de trabajo, son documentos que incluyen el procedimiento para realizar los conteos físicos, el personal asignado, los criterios de evaluación y frecuencia de realización.

Básicamente son la guía para desarrollar los conteos físicos, y deben ser revisados y actualizados periódicamente para garantizar que la inversión de tiempo y recursos que requieren las tomas físicas, proporcionen información útil.

En el siguiente blog, presentaré las ventajas que proporcionan las tomas físicas y los análisis que deben realizarse para tomar decisiones.