Para completar la información del blog anterior “Toma física
de Inventarios”, a continuación presento algunas de las ventajas que proporciona
dicha práctica.
Ventajas
- Toma de decisiones
Al final de cada
inventario, se debe elaborar un reporte con los resultados obtenidos. Este
reporte debe proporcionar información útil para la toma de resultados. No es lo
mismo generar un reporte de inventarios del sistema, que solo me proporcionará
detalle de las existencias, a obtener las observaciones de quién verifico las
existencias físicas, en este último caso, por ejemplo, se puede obtener
información de las condiciones del Inventario. En cierta ocasión participe de
la toma física de bicicletas, y sorpresa, varias estaban golpeadas y
despintadas; aun así, serían enviadas a los clientes.
El inventario físico, ayudó a identificar las
bicicletas en mal estado, las cuales fueron reparadas, pintadas y puestas a
disposición para la venta.
- Implementación de controles
En algunas empresas
familiares es común oir al Gerente General, decir la siguiente frase: “Yo
confío en las personas”. En lo particular, prefiero escuchar: Yo confió en los
controles. Hace años realice toma física en una empresa distribuidora de
productos veterinarios, y lo que más me llamó la atención fue observar que no
había ninguna restricción para ingresar a la Bodega, allí podría entrar
cualquiera. Uno de los controles preventivos básicos, es mantener restringido
el acceso a la Bodega.
Los conteos físicos, permiten identificar aspectos
relacionados a la operación, que pueden ser inadecuados para la gestión de
Inventarios.
- Aseveraciones
La toma física de
inventarios permite asegurar (razonablemente) que las cuentas relacionadas con
el proceso Inventarios, existen a una fecha determinada. Aseveración de
Existencia.
- Evaluación de espacio físico y condiciones de seguridad industrial
Además de verificar la
existencia de los inventarios, los conteos físicos, permiten conocer las
instalaciones donde son almacenados los Inventarios. Es en estas visitas,
cuando se puede evaluar si el espacio físico de las bodegas es el optimo, o
quiza se esté sub utilizando, es decir, la capacidad de las instalaciones es
mayor al espacio requerido para operar bien. Este tema es importante,
mayormente, cuando las bodegas son arrendadas.
Otro aspecto que se puede
evaluar, es la seguridad industrial que manejan dentro de las instalaciones.
Por ejemplo: sistema contra incendios, uso de extintores, señalización de la
Bodega, forma en que se estiban los productos, entre otros.
- Identificación de Inventario obsoleto, inservible, lento movimiento
Otra ventaja al realizar
toma física de inventarios, es que, se pueden identificar inventarios
obsoletos, es decir, productos o materiales en buen estado que ya no serán
utilizados en el proceso productivo ni están disponibles para la venta –
descontinuados-.
Inventarios inservibles,
productos o materiales, que se encuentran registrados en el inventario teórico,
pero que tienen algún daño que impide su uso.
Inventarios de lento
movimiento, son los que, de acuerdo al proceso productivo de la empresa, no han
tenido movimiento de salida o consumo, en un periodo determinado.
Una vez identificada
cualquiera de las situaciones mencionadas anteriormente, la Gerencia
respectiva, puede y debe tomar decisiones para depurar el Inventario. Por
ejemplo: se pueden crear promociones, donaciones, entre otras.
En conclusión, las
ventajas de realizar tomas físicas, van más allá de verificar simplemente si
hay faltantes o sobrantes.
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