La
Segregación de Funciones como practica de control interno, proporciona
múltiples beneficios a quienes la ponen en práctica en sus negocios o empresas.
A continuación,
les comparto un caso en el que, por falta de segregación de funciones en el
área Financiera, la empresa sufrió un fraude por más de US$150,000:
El asistente contable de la empresa El Papiro (nombre
ficticio), tenía a su cargo la creación de proveedores en el sistema y el
registro de las cuentas por pagar. La encargada de tesorería tenía a su cargo
la elaboración de cheques y pago a proveedores los días viernes, pero si se
encontraba “muy ocupada”, el asistente contable amablemente le ayudaba a
entregar los cheques.
Fue así, como el asistente contable registró en el
sistema un proveedor ficticio, elaboró facturas falsas del proveedor ficticio, y
las respaldo con órdenes de compra alteradas y recepciones de bodega alteradas;
para aparentar compras reales.
Una vez que el cheque era emitido y se encontraba
listo para ser pagado al proveedor el día viernes; nuevamente entraba en escena
el asistente contable, quien solicitaba el cheque del proveedor ficticio para
realizar el pago, sin embargo, dicho pago no se realizaba a ningún proveedor,
sino que, el asistente contable se quedaba con el cheque y posteriormente lo
cobraba. Cabe mencionar, que durante el mes se emitían de 2 a 3 cheques, que
sumaban US$ 8,000 mensuales aprox.
Ausencia
de Controles
Es claro que lo que pasó en esta empresa, no se debe
únicamente a la falta de segregación de funciones. Si bien es cierto, la
empresa cometió el error de asignar en una misma persona, las actividades de creación
de proveedores en el sistema y el registro de cuentas por pagar, tampoco
implementó otros controles, a saber:
- Respaldar con documentación original, los cheques emitidos. Por ejemplo: factura original, orden de compra firmada por Jefe de Compras, nota de envió sellada y firmada por Jefe de Bodega.
- Revisión por parte de las personas que firman el cheque.
- Confirmar la existencia de proveedores nuevos, por medio de visitas a las oficinas o instalaciones. Tal como se haría con un cliente.
- Revisión y depuración periódica de proveedores.
- Revisar que las facturas de proveedores, estén autorizadas por SAT.
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