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Segregación de funciones o US$ 150,000



La Segregación de Funciones como practica de control interno, proporciona múltiples beneficios a quienes la ponen en práctica en sus negocios o empresas.

A continuación, les comparto un caso en el que, por falta de segregación de funciones en el área Financiera, la empresa sufrió un fraude por más de US$150,000:




El asistente contable de la empresa El Papiro (nombre ficticio), tenía a su cargo la creación de proveedores en el sistema y el registro de las cuentas por pagar. La encargada de tesorería tenía a su cargo la elaboración de cheques y pago a proveedores los días viernes, pero si se encontraba “muy ocupada”, el asistente contable amablemente le ayudaba a entregar los cheques. 

Fue así, como el asistente contable registró en el sistema un proveedor ficticio, elaboró facturas falsas del proveedor ficticio, y las respaldo con órdenes de compra alteradas y recepciones de bodega alteradas; para aparentar compras reales.

Una vez que el cheque era emitido y se encontraba listo para ser pagado al proveedor el día viernes; nuevamente entraba en escena el asistente contable, quien solicitaba el cheque del proveedor ficticio para realizar el pago, sin embargo, dicho pago no se realizaba a ningún proveedor, sino que, el asistente contable se quedaba con el cheque y posteriormente lo cobraba. Cabe mencionar, que durante el mes se emitían de 2 a 3 cheques, que sumaban US$ 8,000 mensuales aprox.

Ausencia de Controles
Es claro que lo que pasó en esta empresa, no se debe únicamente a la falta de segregación de funciones. Si bien es cierto, la empresa cometió el error de asignar en una misma persona, las actividades de creación de proveedores en el sistema y el registro de cuentas por pagar, tampoco implementó otros controles, a saber: 

  • Respaldar con documentación original, los cheques emitidos. Por ejemplo: factura original, orden de compra firmada por Jefe de Compras, nota de envió sellada y firmada por Jefe de Bodega.
  • Revisión por parte de las personas que firman el cheque.
  • Confirmar la existencia de proveedores nuevos, por medio de visitas a las oficinas o instalaciones. Tal como se haría con un cliente.
  • Revisión y depuración periódica de proveedores.
  • Revisar que las facturas de proveedores, estén autorizadas por SAT.  

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