En las organizaciones el flujo de información entre el
personal interno, clientes, proveedores, medios, entre otros; es constante. En este
sentido, la presente publicación trata sobre la importancia que tiene dejar
todo por escrito, y a la vez compartir con los lectores, como objetivo principal
de este sitio, algunas de mis experiencias laborales que tienen relación con el
tema.
La tecnología actual nos permite comunicarnos por
diferentes medios, por ejemplo: mensajes de texto, chat, correo electrónico.
Cabe mencionar la importancia de utilizar el medio adecuado para transmitir la
información que deseamos, ya que algunos de estos medios son menos formales que
otros, e incluso la forma de redacción cambia.
Cuando habló de comunicación escrita quiero hacer énfasis
en las autorizaciones, instrucciones, políticas, directrices o cualquier otra
información relevante, que no debe quedarse únicamente en palabras habladas.
Todo
por Escrito
En la auditoría en una empresa que tenía sede en uno
de los departamentos del país, se realizaron pruebas en las secciones de
compensaciones y bodega. Entre los hallazgos identificados en ambas secciones,
había un elemento en común: El Gerente a cargo de la sede, utilizaba recursos
de la empresa para uso propio, entre estos: los servicios del carpintero, del
electricista, del piloto, de materiales de bodega y más. En la nómina se
registraban horas extras y bonos que se les pagaba al personal indicado
anteriormente, por realizar trabajos en la casa del Gerente, en Bodega se
registraban las salidas de materiales cuyas requisiciones eran autorizadas por
el Gerente para su uso particular.
Cuando se solicitó explicación al Gerente y se mostró la
evidencia obtenida, su respuesta fue la siguiente: “La presidencia de la
empresa me autorizó utilizar los
servicios del personal y los materiales de bodega, como parte de mis beneficios”.
En este caso, la autorización había sido verbal y nada había quedado por
escrito.
Finalmente se confirmó que Presidencia había
autorizado ciertos beneficios al Gerente, pero por no haber nada escrito, la
interpretación del Gerente excedía tales beneficios.
Existen muchos casos en los que, la falta de
comunicación escrita, ocasiona malas interpretaciones, que se traducen en
gastos innecesarios para las empresas y pérdidas económicas.
Sigamos el ejemplo de Dios nuestro Salvador, que no
dejó en su palabra escrita, sus promesas y mandamientos; así nosotros
aprendamos a comunicar por escrito la información relevante que manejamos en
nuestras organizaciones.
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